Zmiany w Prawie Zamówień Publicznych – refleksje po roku od wprowadzenia

Nowe Prawo Zamówień Publicznych (PZP), zastępujące dotychczasowe przepisy, reguluje zasady udzielania zamówień publicznych w sposób kompleksowy, a więc dotyczy wszystkich etapów tego postępowania, poczynając od jego planowania i przygotowania, kończąc na wyborze oferty i zawarciu umowy. Celem nowych przepisów jest poprawa efektywności zamówień publicznych, a także zwiększenie ich transparentności oraz konkurencyjności poprzez ułatwienie dostępu do zamówień dla małych i średnich przedsiębiorstw, co zostało osiągnięte m.in. dzięki elektronizacji procesu udzielania zamówień publicznych.

E-zamówienia – elektronizacja procesu

Wprowadzanie tak wielu nowych regulacji w nowym PZP wiązało się z wieloma pytaniami i wątpliwościami. Należy przyznać, iż Zamawiający stosunkowo szybko dostosowali się do wymogów nowej ustawy, także pod względem elektronizacji. Mimo początkowych problemów m.in. z odszyfrowywaniem i otwieraniem ofert oraz z błędami w sporządzanych specyfikacjach warunków zamówienia, obecnie konsekwencje nowelizacji zostały już w pełni wdrożone i obie strony procesu udzielania zamówień publicznych w pełni się do nich dostosowały. Wiele początkowych problemów wiązało się z kwestiami technicznymi, w tym wynikającymi z wad i błędów narzędzi elektronicznych. 

Należy wskazać, że ustawa nie wprowadza zamkniętego katalogu platform elektronicznych, z których zamawiający mogą korzystać w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oznacza to, iż istnieje swoboda w wyborze platformy, a zamawiający mogą korzystać z wielu różnych dostępnych na rynku komercyjnych platform elektronicznych, jak również z miniPortalu, będącego narzędziem udostępnionym przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP). Platformy te umożliwiają obsługę komunikacji elektronicznej, w tym składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zgodnie z nową ustawą PZP, a także zapewniają ich automatyczne szyfrowanie i deszyfrowanie. MiniPortal – obecnie jedyna platforma publiczna – to rozwiązanie z założenia przejściowe, gdyż UZP pracuje od kilku lat nad wdrożeniem platformy e-Zamówienia. Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie internetowej UZP termin końcowy wdrożenia platformy przewidziany został na IV kwartał 2022 roku. Ze względu na opóźnienie prac związanych z wdrożeniem platformy e-zamówień przez Ministerstwo Cyfryzacji, Zamawiający i Wykonawcy wciąż korzystają z tymczasowych rozwiązań, a więc z miniPortalu lub jego komercyjnych odpowiedników. 

Udogodnienia w miniPortalu

Opóźnienia związane z wdrożeniem ogólnopolskiej platformy zakupowej poskutkowały wprowadzeniem usprawnień miniPortalu. Do momentu wprowadzenia zmian ustawowych składana za jego pośrednictwem oferta mogła być szyfrowana jedynie przy użyciu osobnej aplikacji. Obecnie odbywa się to bezpośrednio na stronie miniPortalu. Mimo tego, że jest to dodatkowa czynność, wymagająca przesłania oferty do szyfrowania i wpisania klucza publicznego, co nie ma miejsca przy komercyjnych platformach zakupowych, wprowadzone zmiany usprawniają cały proces. Jest to o tyle istotne, że jeżeli Zamawiający zobliguje Wykonawców do złożenia oferty w formie elektronicznej za pośrednictwem miniPortalu, Wykonawcy są zobowiązani dostosować się do tego wymogu.

Nowy tryb postępowania

Wśród najważniejszych regulacji nowego Prawa Zamówień Publicznych dotyczących zamówień o wartości poniżej progów unijnych wyróżnić należy wprowadzenie nowego trybu postępowania, określonego przez Ustawodawcę jako tryb podstawowy. Tryb ten, przypominający tryb przetargu nieograniczonego, umożliwia jednak bardziej elastyczne podejście do procesu udzielania zamówień. Ustawodawca przewidział trzy odmienne warianty jego prowadzenia. Zgodnie z treścią art. 275 nowego PZP Zamawiający udzielający zamówienia w trybie podstawowym, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani Wykonawcy, ma następujące możliwości:

1. wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji albo
2. może negocjować treść ofert w celu ich ulepszenia, o ile przewidział taką możliwość albo
3. negocjuje treść złożonych ofert w celu ich ulepszenia. 

Warto zwrócić uwagę, że przewidziany w punkcie 1. tryb bez negocjacji jest swego rodzaju odpowiednikiem znanego dotychczas przetargu nieograniczonego. Wariant nr 2 przewiduje natomiast możliwość przeprowadzenia negocjacji treści złożonej oferty, a wariant nr 3 obowiązek ich przeprowadzenia. Możliwość bądź obowiązek przeprowadzenia negocjacji muszą zostać przewidziane przez Zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu oraz odpowiednio w SWZ, czyli w specyfikacji warunków zamówienia, bądź opisie potrzeb i wymagań. Warto dodać, że negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia. Sam fakt wprowadzenia możliwości negocjowania ofert należy ocenić pozytywnie. Art. 275 nowego PZP nie precyzuje jednak szczegółowych wytycznych i nie wyjaśnia wszelkich wątpliwości związanych z postępowaniem obejmującym negocjacje. Z ustawy nie wynika np. bezpośrednio, czy w wariancie 2. Wykonawca ma obowiązek wziąć udział w negocjacjach, a także w jakiej formie zobowiązany jest złożyć dodatkową ofertę, a w szczególności, czy należy dołączać do niej wszystkie dokumenty składane z pierwotną ofertą po raz drugi. 

Dokumenty przedmiotowe

Przedmiotowe środki dowodowe, wymagane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powinny zostać wskazane przez Zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w jego dokumentach. Warto zaznaczyć, iż w myśl nowelizacji ustawy w sytuacji, w której Zamawiający żąda złożenia owych środków, Wykonawca jest zobowiązany do ich złożenia wraz z ofertą. Umożliwia to Zamawiającemu zapoznanie się z dowodami potwierdzającymi zgodność badanej oferty z wymaganiami odnośnie do przedmiotu zamówienia już na pierwszym etapie badania oferty. Gdy Wykonawca wbrew nałożonemu na niego zobowiązaniu nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przez niego dokumenty będą niekompletne, Zamawiający ma prawo wezwać go do ich złożenia bądź uzupełnienia. Co ważne, może to nastąpić tylko wtedy, gdy Zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Oznacza to, że brak przewidzenia omawianej możliwości całkowicie uniemożliwia późniejsze złożenie bądź uzupełnienie tych środków. W praktyce niektórzy Zamawiający nie dają szansy na uzupełnienie dokumentacji, co sprawia, że od Wykonawcy oczekuje się większej uwagi i staranności. W takim przypadku nie można bowiem naprawić błędu, dosyłając odpowiednie dokumenty. W sytuacji, w której Wykonawcy składający w postępowaniu oferty nie dołączą do nich bezbłędnych przedmiotowych środków dowodowych, procedurę należy unieważnić i uruchomić od nowa. To z kolei wiąże się z dodatkowym nakładem pracy i poświęceniem znacznie większej ilości czasu. Wykonawcy doceniają więc, gdy Zamawiający daje szansę na uzupełnienie dokumentacji, usprawniając tym samym cały proces udzielenia zamówienia.

Zabezpieczenie przed wzrostem kosztów realizacji zamówienia

Ciekawą zmianą i nowością wprowadzoną od 1 stycznia 2021 roku jest również zabezpieczenie Wykonawców przed wzrostem kosztów realizacji zamówienia. Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu mechanizmów chroniących przed sytuacją, w której np. rosnąca cena materiałów budowlanych skutkuje podniesieniem kosztów realizacji prac ponoszonych przez Wykonawców. Taka sytuacja mogłaby doprowadzić do zerwania kontraktu, a także zatrzymania prac inwestycyjnych. Nowe zasady PZP przewidują, iż umowy zawarte na okres dłuższy niż 12 miesięcy, których przedmiotem są roboty budowlane lub usługi, muszą zawierać postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Ustawodawca wprowadził zatem obowiązkową waloryzację wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku umów na roboty budowlane i usługi, pod warunkiem, że okres ich realizacji przekracza 12 miesięcy. Należy pamiętać również o tym, że waloryzacja wynagrodzenia wykonawcy powoduje obowiązkową waloryzację wynagrodzenia podwykonawcy, o czym stanowi art. 439 ust. 5 nowego PZP.

Podsumowując, nowe Prawo Zamówień Publicznych zmieniło wiele z dotychczas obowiązujących przepisów oraz wprowadziło szereg nowych instytucji i reguł, których znajomość jest niezbędna, by w sposób prawidłowy przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Opisane powyżej regulacje i modyfikacje to jedynie część z wielu znaczących zmian, które zmieniły proces przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ich wystąpienie realnie wpłynęło na pracę Zamawiających oraz Wykonawców, przyczyniając się w niektórych przypadkach do usprawnienia całego procesu, a niekiedy wprowadziło pewne nieścisłości, które wciąż czekają na wyjaśnienie i określenie prawidłowego postępowania, także pod względem prawnym.

Dowiedz się więcej

Zagadnienia dotyczące nowego Prawa Zamówień Publicznych oraz poprawnego przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z nowymi przepisami są obiektem zainteresowania wielu podmiotów uczestniczących w tym procesie.

Więcej można przeczytać w cyklu artykułów znajdującym się na naszej stronie.