Przedmiotowe środki dowodowe w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Najważniejsze zmiany w zakresie przedmiotowych środków dowodowych w stosunku do poprzedniego stanu prawnego:

Rola i podział przedmiotowych środków dowodowych

Nowa ustawa Prawo Zamówień Publicznych nie tylko wprowadza pojęcie przedmiotowych środków dowodowych i wyjaśnia ich specyfikę, ale także określa, jaką formę mogą one przyjmować. Przedmiotowe środki dowodowe dotyczą oferowanego przedmiotu zamówienia, a ich zadaniem jest potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi czy roboty budowlane spełniają wymagania stawiane przez Zamawiającego oraz są zgodne z kryteriami oceny ofert i wszystkimi warunkami odnoszącymi się do realizacji zamówienia. Dokumenty przedmiotowe mają pomóc w weryfikacji poprawności merytorycznej złożonej oferty. Mogą bowiem służyć ocenie zgodności zaoferowanego świadczenia z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiąc podstawę weryfikacji poprawności merytorycznej oferty. Z tego względu przedmiotowe środki dowodowe mogą  przybierać postać etykiety (oznakowania), certyfikatu bądź innych dokumentów. Wszelkie elementy potwierdzające zgodność oferowanego przedmiotu z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia będą stanowiły przedmiotowy środek dowodowy.

W przypadku zamówień o szczególnych cechach środowiskowych, społecznych lub innych, Zamawiający, w celu potwierdzenia zgodności oferowanych robót budowlanych, dostaw lub usług z wymaganymi cechami, może w opisie przedmiotu zamówienia, opisie kryteriów oceny ofert lub w wymaganiach związanych z realizacją zamówienia żądać od Wykonawcy określonej etykiety na warunkach określonych w art. 104 ust. 1 nowego PZP. Co więcej, w kontekście etykiety zgodnie z art. 104 ust. 2 ustawy PZP, należy rozumieć każdy dokument, w tym także zaświadczenie lub poświadczenie, który potwierdza, że usługa, proces, procedura lub obiekt budowlany i produkt, spełniają wymagania konieczne do uzyskania danej etykiety. Z kolei w celu potwierdzenia zgodności z wymaganiami, cechami lub kryteriami oceny ofert oferowanych robót budowlanych, dostaw lub usług, lub wymaganiami związanymi z samą realizacją zamówienia, Zamawiający może żądać od Wykonawców złożenia certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę, o czym czytamy w art. 105 ust. 1 nowego PZP.  Warto również podkreślić, że dokumenty przedmiotowe potwierdzają to, co proponuje Wykonawca, składając ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne. Odpowiadają zatem na pytanie, co jest oferowane.

Środki dowodowe a uprawnienia Zamawiającego

Przedmiotowe środki dowodowe, wymagane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powinny zostać wskazane przez Zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w jego dokumentach. Warto zaznaczyć, iż w myśl nowelizacji ustawy w sytuacji, gdy Zamawiający żąda złożenia owych środków, Wykonawca jest zobowiązany do ich złożenia wraz z ofertą. Ma to związek z umożliwieniem Zamawiającemu zapoznania się z dowodami już na etapie badania przedstawionej wcześniej oferty. Żądanie etykiety jest jednak jedynie uprawnieniem Zamawiającego, a nie jego obowiązkiem. Z tego względu może on zrezygnować z tej możliwości bez żadnych konsekwencji.

Nie należy również zapominać, że zgodnie z art. 106 ust. 2 nowego PZP Zamawiający może żądać jedynie przedmiotowych środków dowodowych, które są proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i związane z przedmiotem zamówienia. Nie mogą one także ograniczać zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców (art. 106 ust. 3 ustawy PZP). W związku z tym, Zamawiający ma obowiązek akceptacji równoważnych dokumentów przedmiotowych, o ile potwierdzają one zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego oraz etykiet potwierdzających równoważne wymagania (art. 104 ust. 4).

Obrazuje to również kolejny fragment nowej ustawy (art. 104 ust. 1 pkt. 1 -5), który określa, iż aby Zamawiający mógł żądać od Wykonawcy określonej etykiety, muszą być spełnione łącznie  następujące warunki:

• wymagania etykiety dotyczą wyłącznie kryteriów, które są związane z przedmiotem zamówienia i są odpowiednie dla określenia cech robót budowlanych, dostaw lub usług będących przedmiotem tego zamówienia;
• wymagania etykiety są oparte na obiektywnie możliwych do sprawdzenia i niedyskryminujących kryteriach;
• wymagania etykiety są opracowywane i przyjmowane w drodze otwartej i przejrzystej procedury, w której mogą uczestniczyć wszystkie zainteresowane podmioty, w tym podmioty należące do administracji publicznej, konsumenci, partnerzy społeczni, producenci, dystrybutorzy oraz organizacje pozarządowe;
• etykiety oraz wymagania są dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron;
• wymagania etykiety są określane przez podmiot trzeci, na który wykonawca ubiegający się o etykietę nie może wywierać decydującego wpływu.

W sytuacji, gdy Wykonawca z przyczyn od siebie niezależnych nie jest w stanie uzyskać określonej przez Zamawiającego etykiety lub oznaczenia równoważnego, Zamawiający, w terminie przez siebie wyznaczonym akceptuje inne odpowiednie przedmiotowe środki dowodowe. W szczególności będzie to dokumentacja techniczna producenta. Przesłanką do tego musi być jednak udowodnienie przez Wykonawcę, że dostawy, usługi bądź roboty budowlane, które wchodzą w zakres jego działalności, spełniają wymagania określonej etykiety lub określone wymagania, które wcześniej wskazał Zamawiający. 

Składanie przedmiotowych środków dowodowych 

Schemat składania przedmiotowych środków dowodowych jest stały, a więc wygląda tak samo bez względu na to, czy dotyczy on zamówienia na roboty budowlane, usługi czy dostawy. Jeżeli Zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, Wykonawca zobowiązany jest złożyć je wraz z ofertą. Należy pamiętać, że wszelkie dokumenty przedmiotowe składane są zawsze z ofertą.

Wezwanie do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia

Gdy Wykonawca wbrew nałożonemu na niego zobowiązaniu, nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przez niego dokumenty będą niekompletne, Zamawiający ma prawo wezwać go do ich złożenia bądź uzupełnienia. Co ważne, może mieć to miejsce tylko wtedy, gdy Zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Oznacza to, że brak przewidzenia omawianej możliwości, całkowicie uniemożliwia złożenie bądź uzupełnienie tych środków.

Należy zaznaczyć, że przepisu tego nie stosuje się w momencie, gdy przedmiotowy środek służy potwierdzeniu zgodności z kryteriami bądź cechami, które zostały określone w opisie kryteriów oceny ofert. Nie dotyczy on także sytuacji, gdy oferta podlega odrzuceniu lub zachodzą jakieś przesłanki unieważnienia postepowania.

Należy także zwrócić uwagę na to, iż wezwanie do uzupełnienia dokumentów i wyjaśnień może odbyć się tylko jednokrotnie. Konsekwencją braku złożenia przedmiotowych środków dowodowych z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy, jest odrzucenie oferty i zatrzymanie wadium. Jest to jednak wynik tylko tych przypadków, gdzie Zamawiający żądał jego wniesienia. Co istotne, nowa ustawa zakłada, że instytucja ta nie jest już obligatoryjna nawet w postępowaniach powyżej progów unijnych. 

Wyjaśnienia oferty

Instytucja  wyjaśniania oferty ma pomóc Zamawiającemu zrozumieć wszelkie wątpliwości związane z dokumentacją złożoną przez Wykonawcę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może więc żądać od Wykonawców wyjaśnień, które dotyczyć będą treści złożonych ofert, przedmiotowych środków dowodowych i wszelkich innych składanych oświadczeń lub dokumentów. Wówczas możliwe jest wezwanie do wyjaśnień. Należy pamiętać jednak, że niedopuszczalne jest prowadzenie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji, które dotyczyć będą złożonej oferty oraz dokonywanie jakichkolwiek zmian w jej treści.

Jednakże zgodnie z art. 223 ust. 2 ustawy PZP Zamawiający ma prawo poprawić w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe, a także inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Przed poprawieniem „innej omyłki” Zamawiający jest zobligowany do wyznaczenia Wykonawcy terminu na wyrażenie zgody na jej poprawienie lub zakwestionowanie jej poprawienia. Novum w stosunku do poprzedniego stanu prawnego stanowi zrezygnowanie przez Ustawodawcę z określenia tego terminu w ustawie, a także wskazanie, iż brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie skutkuje uznaniem, iż Wykonawca wyraża zgodę na poprawienie innej omyłki. Warto podkreślić, iż na gruncie obecnie obowiązującej ustawy Zamawiający sami decydują o długości tego terminu. Ustawodawca wskazuje jedynie, że ma być to termin „odpowiedni”. Poprzednio natomiast Wykonawca miał obowiązek wyrazić swoje stanowisko w przedmiocie poprawienia innej omyłki w terminie 3 dni.

Konsekwencje zmian w ustawie

Uregulowane nową ustawą PZP przedmiotowe środki dowodowe w postępowaniu o udzielenie zamówienia wiążą się więc z praktycznymi zmianami i konsekwencjami zarówno dla Wykonawców, jak i Zamawiających. Przede wszystkim dają prawo Zamawiającemu do żądania złożenia przedmiotowych środków dowodowych, lecz nie nakładają na niego takiego obowiązku. Ponadto zgodnie z art. 223 ust. 3 PZP w przypadku innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty nowe PZP umożliwia Zamawiającemu wyznaczenie Wykonawcy odpowiedniego terminu na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie sposobu jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.. Konsekwencją braku złożenia przez Wykonawcę przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą, a także niezłożenia ich w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego, jest zatrzymanie wadium, jeśli zostało ono wcześniej zażądane. Nowa ustawa wiąże się również dla Wykonawców z ryzykiem odrzucenia oferty, niezawierającej przedmiotowych środków dowodowych w przypadku niedopuszczenia przez Zamawiającego ich uzupełnienia., Konsekwencją tego jest konieczność  jeszcze dokładniejszego sprawdzania opracowywanych ofert.

Autor: Anna Pawłowska
Wsparcie merytoryczne: Dominika Perkowska