Nowe zasady obliczania terminów o udzielenie zamówienia publicznego od stycznia 2021 r.

Najważniejsze zmiany w zakresie obliczania terminów w stosunku do poprzedniego stanu prawnego:

• Ustawodawca wskazał, iż do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie, oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy  z dn. 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. W dotychczas obowiązującej ustawie ustawodawca wprost wskazywał na odpowiednie stosowanie Kodeksu Cywilnego jedynie do umów o zamówienie publiczne (art. 139 ust. 1). 
• Wyznaczony przez zamawiającego termin na dokonanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia obejmujący 2 lub więcej dni powinien zawierać co najmniej 2 dni robocze (uregulowanie odmienne niż ma to miejsce na gruncie Kodeksu Cywilnego), przy czym za dzień roboczy uznawany jest każdy inny dzień niż ten uznany ustawowo za wolny od pracy i sobota. 
• Nowe Pzp wprowadza terminy obliczane w godzinach.
• W stosunku do poprzedniego stanu prawnego Ustawodawca doprecyzował, że terminy ustalenia wartości zamówienia w przypadku zamówień udzielanych w częściach odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
• Według nowego Prawa  zamówień publicznych, gdy zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu są istotne dla sporządzenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, zamawiający przedłuża odpowiednio termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie. Uznanie zmiany treści ogłoszenia za istotną zależy od decyzji i oceny Zamawiającego.
• Ustawodawca wskazał, że otwarcie ofert może nastąpić najpóźniej w dniu następnym po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Przepis ten różni się od poprzedniego, gdyż dotychczas otwarcie nie mogło nastąpić po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
• Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku jego awarii, powodującej brak możliwości otwarcia ofert w terminie, musi ono nastąpić niezwłocznie po usunięciu awarii.
• Na gruncie przepisów nowej ustawy zrezygnowano z możliwości przedłużania terminu związania ofertą samodzielnie przez wykonawcę. Obecnie przedłużenie terminu związania ofertą możliwe jest wyłącznie z inicjatywy zamawiającego.

Obliczanie terminów a Kodeks Cywilny

Art. 8 ust 1. Nowego PZP określa, że do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców, a także uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie oraz do umów w sprawach zamówień publicznych, stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej. Warto zaznaczyć, że dotychczas ustawodawca wskazywał odpowiednie stosowanie Kodeksu Cywilnego jedynie do umów o zamówienie publiczne. 

Istotną  różnicą pomiędzy nowym PZP a Kodeksem Cywilnym w zakresie terminów, jest to, że w Kodeksie Cywilnym najkrótszą jednostką są dni, z kolei nowe PZP wprowadza terminy obliczane w godzinach.  Jeżeli termin oznaczony jest w godzinach, rozpoczyna się on z początkiem pierwszej godziny i kończy się z upływem ostatniej. Jeśli jednak początkiem terminu oznaczonego w godzinach jest pewne zdarzenie, to godziny, w której ono nastąpiło nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu wyznaczonego w godzinach.

Termin ustalenia wartości zamówienia

W nowym PZP pojawiła się także zmiana dotycząca terminu ustalenia wartości zamówienia, a konkretniej doprecyzowanie obowiązującej dotąd ustawy. Obecnie określa ona, iż ustalenia wartości zamówienia dokonuje się  nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, jeśli jego przedmiotem są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Warto zaznaczyć, że powyższe wytyczne w przypadku zamówień udzielanych w częściach odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań co zostało doprecyzowane przez Ustawodawcę  w treści nowej ustawy Pzp. 

Zmiana treści ogłoszenia

Od 1 stycznia 2021 roku, jeśli zmiana treści ogłoszenia o zamówieniu ma charakter istotny dla sporządzenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, zamawiający jest zobligowany przedłużyć termin składania ofert lub wniosków o czas niezbędny dla uwzględnienia przez wykonawców wprowadzonej zmiany. Inaczej niż w przypadku analogicznego przepisu w poprzednio obowiązującej ustawie p.z.p., ustawodawca nie wskazał przykładowego katalogu zmian, które należy postrzegać jako istotne. 

W sytuacjach, gdy zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu istotnie zmieniają charakter zamówienia w porównaniu do tego, który został pierwotnie określony, zmieniając np. jego zakres, nie wystarczy przedłużenie terminu składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W takiej sytuacji zamawiający jest zobowiązany unieważnić postępowanie na podstawie art. 256. W świetle powołanego przepisu unieważnienie postępowania może nastąpić, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Co jednak kluczowe dla tej ustawy, uznanie zmiany za istotną zależy od decyzji i oceny Zamawiającego. Dotychczas nie obowiązywały przepisy skłaniające Zamawiającego do unieważnienia postępowania, gdy zmiany treści ogłoszenia istotnie wpływały na charakter zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym. Aspekt ten stanowi ryzyko dla Wykonawców, a więc wymaga od tej strony postępowania jeszcze większej skrupulatności i czujności niż do tej pory.

Zwrot wadium

Zgodnie z treścią nowej ustawy PZP Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 7 dni (w poprzednim stanie prawnym zamawiający nie był związany żadnym konkretnym terminem) od dnia wystąpienia jednej z wymienionych okoliczności:

Wyjątkiem od trzeciej okoliczności jest sytuacja, gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia lub nie upłynął termin do jego wniesienia. Zamawiający nie później niż w terminie 7 dni od złożenia wniosku zwraca wadium Wykonawcy, jeśli:

Warto także zaznaczyć, że złożenie wniosku o zwrot wadium, powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z wykonawcą wraz z utratą przez niego prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej. 

Wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne

Zamawiający może wszcząć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest przekazanie ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, jeśli dotyczy ono trybu przetargu nieograniczonego, ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, a także partnerstwa innowacyjnego bądź zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, jeśli dotyczy ono zamówienia w trybie podstawowym, a nie jak dotychczas zamieszczenie ogłoszenia również na stronie internetowej zamawiającego. Postępowanie może rozpocząć także przekazanie zaproszenia do negocjacji. Taka sytuacja może wystąpić w przypadku trybu negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki.

Po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu w dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jak również w Biuletynie Zamówień Publicznych Zamawiający, może bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia znanych sobie wykonawców, jeśli w ramach prowadzonej przez nich działalności świadczą dostawy, usługi bądź roboty budowlane, które są przedmiotem zamówienia.

Publikacja SWZ

Obowiązkiem Zamawiającego jest zapewnienie pełnego, bezpłatnego, bezpośredniego, a także nieograniczonego dostępu do specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Taka możliwość powinna być dostępna od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w zależności od trybu postępowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub w Biuletynie Zamówień Publicznych i nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia. Jeśli zamawiający nie może udostępnić części SWZ na witrynie internetowej prowadzonego postępowania z powodu sytuacji określonej w art. 65 ust. 1, musi przekazać ją w inny sposób określony w ogłoszeniu o zamówieniu. Z kolei, jeżeli nie może tego zrobić ze względu na ochronę poufnego charakteru informacji zawartych w SWZ, musi określić w ogłoszeniu sposób dostępu do tych informacji, a także wymagania związane z ochroną ich poufnego charakteru.

Zasady zadawania pytań

Wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Z kolei Zamawiający jest zobowiązany do udzielenia wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo nie później niż na 4 dni w przypadku, o którym szerzej mówi art. 138 ust. 2 pkt 2. Warunkiem jest wpłynięcie wniosku o wyjaśnienie treści SWZ nie później niż odpowiednio 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku zamówień powyżej progów unijnych. W odniesieniu do zamówień poniżej progów unijnych zamawiający jest zobowiązany do udzielenia wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ lub opisu potrzeb i wymagań wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w terminie, przedłuża termin składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami.

Nie udzielenie wyjaśnień w przewidzianym terminie przedłuża termin składania ofert o czas, który jest niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami, koniecznych do należytego przygotowania, a następnie złożenia ofert. W przypadku gdy  wniosek o wyjaśnienie treści SWZ nie wpłynął w terminie wskazanym w art. 135 ust. 2 albo w art. 284 ust. 2, Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz przedłużenia terminu składania ofert.

Zmiany treści SWZ

Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na zapoznanie się ze zmianą SWZ i przygotowanie oferty w sytuacji, gdy zmiany w treści SWZ są istotne dla sporządzenia oferty lub wymagają od wykonawcy dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą i przygotowanie ofert. W przypadku gdy zmiany treści SWZ prowadzą do istotnej zmiany charakteru zamówienia w porównaniu z tym pierwotnie określonym, w szczególności do znacznej zmiany zakresu zamówienia Zamawiający unieważnia postępowanie. 

Terminy składania ofert

Istotną kwestią jest także regulacja terminów składania ofert. W przypadku przetargu nieograniczonego termin ten nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Istnieją jednak wyjątki, w których termin nie może być krótszy niż 15 dni, co ma miejsce w następujących przypadkach:

1. opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które powinno zawierać wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, jakie były dostępne w chwili publikacji
2. gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu ofert jest uznane za uzasadnione

Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert o 5 dni krótszy, jeżeli odbywa się ono w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem). 

Warto również wspomnieć, że terminy składania ofert w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych, nie uległy zmianie w stosunku do poprzedniej ustawy. Minimalne terminy składania ofert w tej formie wynoszą 7 dni dla dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych. Liczone są one od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP).

Należy też podkreślić, że oferta może być złożona tylko do określonej wcześniej daty upływu terminu ofert. Także do tego momentu wykonawca może wycofać swoją ofertę. Co więcej, poprzedni stan prawny przewidywał możliwość zmiany oferty. Obecnie, aby zmienić ofertę, należy złożyć oświadczenie o jej wycofaniu, a następnie złożyć nową wersję oferty. Nie można bowiem wysłać tylko części zmienionej oferty.

Terminy związania ofertą

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że w nowym pzp, podobnie jak w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: obecnie obowiązujące pzp), określono maksymalną długość „podstawowego” terminu związania ofertą, uzależniając ją od wartości zamówienia. W odniesieniu do zamówień o wartości mniejszej od progów unijnych (tzw. krajowych) utrzymano 30-dniowy termin związania ofertą. Natomiast w postępowaniach o wartości zamówienia równej progom unijnym lub większej (tzw. unijnych) maksymalne terminy związania ofertą znacznie wydłużono. Określono bowiem, że wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni albo 120 dni (jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa 20 000 000 euro lub wyższa, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro lub wyższa), podczas gdy na podstawie art. 85 ust. 1 pkt 2 i 3 obecnie obowiązującego pzp termin ten wynosi odpowiednio 60 i 90 dni.

Nowe PZP zawiera także nowe ustalenia dotyczące wyboru oferty. Ustawodawca wprowadził wprost do ustawy zasadę wyboru oferty najkorzystniejszej w terminie związania ofertą. W poprzedniej ustawie brakowało takiej regulacji, a zasada ta wynikała jedynie z orzecznictwa. Dodatkowo wprowadzono także wezwanie Wykonawcy do wyrażenia pisemnej zgody na wybór jego oferty. Od stycznia 2021 Zamawiający obowiązany jest do wystąpienia z powyższym wezwaniem, jeżeli termin związania ofertą upłynął przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty. Jeżeli Wykonawca odmówi zgody, Zamawiający ma obowiązek odrzucić jego ofertę oraz ma prawo zwrócić się z tym wezwaniem do kolejnego Wykonawcy z rankingu. Zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub unieważnieniem postępowania.

Otwarcie ofert

Ustawodawca w nowym Prawie Zamówień Publicznych (PZP) wskazał, że otwarcie ofert może nastąpić najpóźniej w dniu następnym po dniu upłynięcia terminu składania ofert. Warto zaznaczyć, że obecny przepis różni się od poprzedniego, gdyż dotychczas otwarcie nie mogło nastąpić po dniu, w którym termin składania ofert upłynął. Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku jego awarii, powodującej brak możliwości otwarcia ofert w terminie, musi ono nastąpić niezwłocznie po usunięciu awarii. Na gruncie dotychczasowego stanu prawnego w przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z otwarciem ofert konieczne było unieważnienie postępowania.

Termin zawarcia umowy 

Zgodnie z nową ustawą PZP w przypadku zamówień o wartości powyżej progów unijnych umowa będzie zawierana w terminie 10 dni od przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeśli zostało ono wysłane elektronicznie. Jeśli zostało wysłane w inny sposób, termin ten wydłuża się do 15 dni. Poprzednia ustawa zawierała tożsamą regulację dotyczącą zamówień, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne. 

Z kolei w przypadku zamówień o wartości poniżej progów unijnych zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem art. 577, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 10 dni, jeżeli zostało przesłane w inny sposób.

Zmiana SWZ i OPiW

W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert podlegających negocjacjom zmienić treść opisu potrzeb i wymagań. Zgodnie z nową ustawą Zamawiający ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert, jeżeli zmiana jest istotna lub wymaga od Wykonawcy dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ albo OPiW i przygotowania ofert. Poprzedni stan prawny określał, że Zamawiający jest zobowiązany do przedłużenia terminu związania ofert, jeżeli w wyniku zmiany SWZ nieprowadzącej do zmiany ogłoszenia o zamówieniu był potrzebny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach.

Autor: Izabella Ogrodowczyk, Anna Pawłowska

Wsparcie merytoryczne: Dominika Perkowska