Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane – jaka jest ich rola w finansowaniu inwestycji szpitalnych?

Podział kosztów w projektach europejskich

W projektach europejskich podstawową kwalifikacją kosztów jest podział na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Z punktu widzenia beneficjenta pomocy unijnej jest to kluczowy podział, ponieważ starania dotyczące uzyskania refundacji poniesionych kosztów w projekcie mogą obejmować wyłącznie koszty uznane za kwalifikowane. W praktyce oznacza to, że we wdrażaniu pomocy unijnej termin „koszt” jest często używany zamiennie z terminem „wydatek”. Wynika to głównie z faktu, że jednym z warunków uznawania kosztów za kwalifikowane do refundacji jest obowiązek jego poniesienia, zgodnie z zasadą kasową, przy czym w ramach danego programu pomocowego można uzyskać zwrot jedynie pewnej części poniesionych kosztów kwalifikowanych.

Refundacja kosztów i programy operacyjne

Poziom refundacji kosztów kwalifikowanych uzależniony jest od rodzaju i wielkości projektu, statusu ekonomicznego beneficjenta pomocy oraz programu, z którego mają zostać pozyskane środki zewnętrzne. Z kolei koszty niekwalifikowane bezwzględnie obciążają inicjatora przedsięwzięcia. W programach operacyjnych obowiązują odmienne zasady kwalifikowalności kosztów. Ocena kwalifikowalności kosztu polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego, umową o dofinansowanie projektu oraz innymi dokumentami, do których stosowania wnioskodawca/beneficjent został zobowiązany w regulaminie konkursu i umowie o dofinansowanie projektu.

Ocena kwalifikowalności poniesionego kosztu dokonywana jest przede wszystkim w trakcie weryfikacji wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. Nie zmienia to jednak faktu, iż na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu dokonywana jest wstępna ocena kwalifikowalności ponoszonych kosztów. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie koszty, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność, zostaną zatwierdzone, zrefundowane lub rozliczone (w przypadku systemu zaliczkowego). Ocena kwalifikowalności kosztów jest prowadzona także po zakończeniu realizacji projektu w zakresie obowiązków nałożonych na beneficjenta umową o dofinansowanie projektu, regulaminem konkursu oraz wynikających z przepisów prawa.

Koszty kwalifikowane

Kiedy można uznać koszty za koszt kwalifikowane?

• są niezbędne do realizacji projektu i mają bezpośredni związek z celami projektu: przygotowanie dokumentacji projektowej, programu funkcjonalno-użytkowego, zakup sprzętu i aparatury, roboty budowlane, inspektor nadzoru, przygotowanie dokumentacji technicznej, w tym studium wykonalności, audyty energetyczne i ekspertyzy mikologiczne, działania promocyjne;
• spełniają warunek efektywności, czyli spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami w postaci nakład – rezultat;
• zostały faktycznie poniesione, to znaczy nastąpił faktyczny przepływ pieniądza;
• są udokumentowane i możliwe do zweryfikowania;
• zostały zatwierdzone w budżecie projektu lub w zakresie rzeczowym projektu, zgodnie z zasadami konstruowania budżetu dla danej grupy projektów;
• spełniają szczegółowe wytyczne i zasady określone specyficznymi wytycznymi opracowanymi dla danej grupy projektów i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niekwalifikowanych dla danej grupy projektów;
• nie występuje przypadek podwójnego finansowania tych kosztów.

Koszty niekwalifikowane

Kiedy można uznać koszty za koszty niekwalifikowane?

• koszty niezaplanowane we wniosku o dofinansowanie;
• prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut;
• rozliczane notą obciążeniową zakupy rzeczy będącej własnością beneficjenta;
• odsetki od zadłużenia i inne koszty kredytu/pożyczki, z wyjątkiem wydatków ponoszonych na subsydiowanie odsetek lub na dotacje na opłaty gwarancyjne w przypadku udzielenia wsparcia na te cele;
• koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji;
• kary i grzywny;
• składniki wynagrodzeń nie ujęte w budżecie projektu;
• koszty odpłatnego zlecenia prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub doradztwa w tym zakresie;
• koszty spraw sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych orzeczeń wydanych przez sąd;
• VAT, który może zostać odzyskany przez beneficjenta;
• transakcja opłacona w jakiejkolwiek części w gotówce;
• koszty przygotowania i wypełnienia formularza wniosku o dofinansowanie projektu;
• inne koszty poniesione bez zgody Instytucji Zarządzającej w trakcie realizacji projektu;
• koszty uznane za niekwalifikowane ponosi beneficjent.

Nie zawsze kategoryzacja kosztów z podziałem na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane może okazać się wystarczająca dla potrzeb realizacji oraz zarządzania przedsięwzięciem.

Można wówczas zastosować inne metody klasyfikacji kosztów, dzieląc je na:

• koszty bezpośrednie i pośrednie,
• koszty stałe i zmienne,
• koszty rodzajowe projektu,
• koszty w układzie podmiotowym projektu.

Formy finansowania inwestycji szpitalnych

Warto zwrócić uwagę, że wybór metody analizy kosztów powinien uwzględniać nie tylko potrzeby informacyjne kierownictwa projektu, ale również instytucji zarządzających funduszami pomocowymi (np. urzędy marszałkowskie, urzędy wojewódzkie, departamenty ministerstw, NFOŚiGW, WFOŚiGW).

Finansowanie inwestycji szpitalnych zazwyczaj odbywa się na podstawie montażu finansowego z określeniem współczynnika dofinansowania zewnętrznego i wkładu własnego. Biorąc pod uwagę niekorzystną sytuację ekonomiczno-finansową większości placówek medycznych w Polsce, niezbędną pomocą zabezpieczającą pokrycie wkładu własnego jest uruchomienie wsparcia zewnętrznego. W wielu takich przypadkach z pomocą przychodzi podmiot tworzący (powiat, urząd marszałkowski, miasto, gmina), udzielając dotacji, jeżeli jego sytuacja finansowa mu na to pozwala.

Jednak najczęściej dochodzi do zaciągnięcia kredytów bądź pożyczek, przeznaczonych na realizację przedsięwzięć inwestycyjnych i zrekompensowanie wkładu własnego, a także, co się bardzo często zdarza, kosztów niekwalifikowanych. Najpopularniejszymi rozwiązaniami oferowanymi na rynku z których mogą skorzystać placówki medyczne są: pożyczki, finansowanie ratalne, a także różne formy leasingu. Warto pamiętać, że najbardziej uniwersalnym rozwiązaniem jest pożyczka, przy pomocy której można sfinansować różnorodne rodzaje działań, m.in. prace budowlane i remontowe, czy zakup wyposażenia. Placówki medyczne często korzystają z tego rozwiązania przy „uzupełnianiu” niedoboru środków na zaplanowaną inwestycję. Pożyczka z limitem oferowana przez BFF MEDFinance jest w takich przypadkach wyjątkowo atrakcyjna. Wariant pożyczki z limitem na okres np. 12 miesięcy pozwala na wykorzystanie przez placówkę medyczną dowolnej, optymalnej dla inwestycji kwoty – aż do ustalonego w umowie limitu. 

Rozliczanie otrzymanego wsparcia

Realizując projekt inwestycyjny, polegający na zakupie środka trwałego lub robotach budowlanych, należy pamiętać, że koszty kredytu/pożyczki, tj. prowizji bankowych, ubezpieczenia oraz odsetek związanych z udzieleniem kredytu i naliczonych (bądź zapłaconych) do dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania będą powiększać jego wartość początkową, jednak nie będą kosztem kwalifikowanym.

Jeśli natomiast zakup lub inwestycja budowlana została zakończona i oddana do użytkowania, a kredyt/pożyczka uruchomiony został po tym etapie (na spłatę wynikłych z tego tytułu zobowiązań), to wówczas naliczone bądź zapłacone odsetki nie powiększają wartości początkowej inwestycji.

Przekazując fundusze pomocowe, instytucje wymagają przejrzystych procedur ich wydatkowania. Każdy beneficjent jest zobowiązany do wyodrębniania w ewidencji księgowej lub podatkowej wszystkich transakcji związanych z realizowanymi projektami. W przypadku prowadzenia ewidencji zgodnej z ustawą o rachunkowości zachodzi konieczność modyfikacji zakładowego planu kont w sposób, który umożliwi pozyskanie szczegółowych informacji o przebiegu realizacji projektu, poniesionych wydatkach (kwalifikowanych i niekwalifikowanych) oraz majątku trwałym nabytym przy współfinansowaniu funduszy zewnętrznych. W trakcie kontroli projektu dane z ewidencji rachunkowej są sprawdzane i porównywane z danymi liczbowymi przedstawionymi przez beneficjenta w dokumentacji rozliczeniowej, która jest podstawą wypłaty dofinansowania.

Podsumowując zagadnienie prowadzenia inwestycji szpitalnych i kwalifikacji kosztów z tym związanych, to bardzo istotna jest realizacja racjonalnej strategii na rzecz rozwoju placówek medycznych, ich infrastruktury i skoordynowanie działań w tym zakresie z jednoczesnym podniesieniem poziomu inwestycji dofinansowanych ze środków UE.