Jak przygotować inwestycję idealną?

Planowanie procesu inwestycyjnego krok po kroku

Inwestycje takie jak modernizacja bloku operacyjnego są dużymi przedsięwzięciami, które najczęściej wymagają partycypacji środków z Unii Europejskiej. W momencie, gdy szpital otrzymał upragnione dofinansowanie, często zastanawia się co dalej? Zazwyczaj już w momencie składania wniosku o dotację szpital posiada wstępną koncepcję tego, jak inwestycja ma zostać zrealizowana. Zdarza się jednak, że wizja i jej projekt nie są na tyle szczegółowe, aby umożliwić przejście do etapu postępowania przetargowego. Właśnie dlatego zalecane jest, aby szpital po otrzymaniu dotacji zlecił szczegółowe opracowanie koncepcji i Programu Funkcjonalno-Użytkowego (lub nawet całego projektu budowlanego i wykonawczego) ekspertom. Profesjonalne biuro projektowe powinno być odpowiednio wyselekcjonowane. Należy pamiętać, że to od dokumentacji projektowej w dużej mierze zależeć będzie prawidłowy przebieg całej inwestycji.

Kolejny etap to opracowanie postępowania przetargowego, które opiera się na wycenach przygotowanych w dokumentacji projektowej. W tym miejscu szpital powinien pamiętać o tym, aby odpowiednio określić warunki udziału w postępowaniu. Należy przyjąć kryterium określające, iż w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej wykonawcy powinno zawierać się wykonanie minimum dwóch usług postępowania. To pozwoli na wybranie kompetentnego profesjonalisty. Nie należy również zapominać o prawidłowym określeniu harmonogramów prac, począwszy od terminu zakończenia realizacji. Dobrą praktyką jest wydzielenie w postępowaniu oddzielnego przetargu na budowę i sprzęt medyczny, który na stałe związany jest z budynkiem/pomieszczeniem oraz oddzielnie na zwykłą dostawę aparatury. Sprzęt medyczny oraz instalacje często są montowane jeszcze w trakcie budowy. Wówczas odpowiedzialność za prawidłowy przebieg montażu będzie po stronie jednego wykonawcy. Zakończenie przetargu wiąże się z brakiem tak szerokich możliwości wprowadzenia zmian. Zmian, które – jeśli się pojawiają – najczęściej są błędami wynikającymi ze złego planowania.

Planowanie inwestycji a najważniejsze czynniki 

Planowanie inwestycji to długotrwały i złożony proces. Wszystko zależy od tego, o jaką inwestycję chodzi. Czym innym będzie kompleksowe wyposażenie obiektu, a czym innym rozbudowa szpitala lub modernizacja jego części. Tym, co łączy te dwa zakresy, jest odpowiedź na pytania: jaki jest cel inwestycji i jaki efekt chcemy osiągnąć? Warto przeznaczyć chwilę na zadanie właściwych pytań, bo – jak często się okazuje – odpowiedzi są kluczowe przy planowaniu inwestycji.

Równie istotna jest otwartość inwestora na współpracę np. z biurami projektowymi, które nie tylko zajmują się projektowaniem, lecz także mają wiedzę i doświadczenie przy sporządzaniu programów funkcjonalno-użytkowych lub wręcz dużych masterplanów. Już na etapie planowania inwestycji warto przewidzieć, w jakim trybie przeprowadzana będzie procedura przetargowa. Warto więc przy okazji planowania zadawać sobie pytania, czy formuła „zaprojektuj-wybuduj-wyposaż” będzie dla celu tej inwestycji korzystna? Jeśli nie, warto wybrać podział na etapy. Należy także zastanowić się, w jakim trybie przeprowadzić dialog z istniejącymi na rynku potencjalnymi realizatorami zadania, którzy mają wiedzę, jak osiągnąć cel zadania.

Projekt inwestycyjny a znaczenie finansów

Podobnie jak w każdym projekcie inwestycyjnym, także w medycynie najważniejszą kwestią są finanse. Z tego względu odpowiedź na potrzeby medyczne obiektu zazwyczaj jest korygowana przez poziom możliwości finansowych inwestora. Z punktu widzenia dostawcy kompleksowych rozwiązań, najważniejszą kwestią przy planowaniu jest precyzyjne określenie potrzeb bezpośredniego użytkownika. Oprócz analizy potrzeb i finansów niezbędna jest także analiza obecnego stanu obiektu. Gromadzenie informacji o potrzebach inwestora bardzo często jest integralną częścią analizy stanu zaplecza technicznego, co np. przy szacowaniu kosztów modernizacji bloku operacyjnego ma zasadnicze znaczenie.

Przy planowaniu inwestycji jednym z zasadniczych fundamentów jest proces decyzyjny, zarówno na poziomie szpitala (dyrekcja-personel), jak i na poziomie organu założycielskiego (np. szpital, starostwo). Przygotowanie planu inwestycji bardzo często jest w rękach wielu decydentów, a czasem w bardzo wąskim gronie. Równie istotną kwestią jest planowanie inwestycji na bazie ogólnej wizji rozwoju szpitala.

Możliwości finansowania inwestycji szpitali

Dotacje unijne oraz państwowe zapewniają polskim szpitalom największy zastrzyk gotówki na inwestycje. Szpitale mogą skorzystać również z oferty instytucji finansowych takich jak BFF MEDFinance, ale także usług banków oraz firm leasingowych. Warto jednak pamiętać, iż banki komercyjne nie zawsze mają w ofercie gotowe rozwiązania, które są skierowane tylko do szpitali, dlatego szpitale wolą zwracać się do wyspecjalizowanych Partnerów Finansowych.

Dla większości szpitali warunki cenowe nie zawsze są parametrem decydującym w kontekście wyboru formy finansowania. O wiele bardziej istotna jest możliwość uzyskania finansowania, które jest elastyczne i dopasowane do ich potrzeb. Dla szpitali ważne jest, by zrozumieć ich specyfikę, dokumenty, sezonowość, rolę wpływu różnych środków i potrzeb zaciągania kredytów. Partnerzy Finansowi tacy jak BFF MEDFinance mają odpowiednie kompetencje, by proponowany produkt finansowy rozwiązywał ich problemy, a nie stanowił dodatkowego obciążenia.

Placówki medyczne mogą nie tylko skorzystać z pożyczki inwestycyjnej. Dzięki współpracy z większością dostępnych na rynku dostawców sprzętu medycznego BFF MEDFinance może zaoferować finansowanie ratalne lub leasing sprzętu medycznego na bardzo korzystnych warunkach. Jednostki w całym kraju mogą bez konieczności angażowania środków własnych inwestować w rozwój i modernizację, a tym samym wpływać na podniesienie konkurencyjności placówki medycznej i standardy leczenia pacjentów.

Kiedy najczęściej pojawiają się błędy i jak ich uniknąć?

Określenie programu medycznego dla danej inwestycji oraz wykonanie dobrej i szczegółowej dokumentacji projektową jest bardzo istotnym elementem procesu inwestycyjnego. Chodzi o to, aby program medyczny był dobrze zaplanowany, tak aby potem nie było konieczności zmiany dokumentacji projektowej. Wielokrotnie zdarzały się sytuacje, w których szpital nie otrzymał kontraktacji z NFZ, bądź z innych powodów nie mógł wykonywać danej usługi, co zmieniało program medyczny danej inwestycji, a w konsekwencji wpływało na zmianę już zatwierdzonej dokumentacji projektowej.

Błędy pojawiają się najczęściej przez brak należytej staranności poświęconej dokumentacji projektowej, szczególnie na styku elementów łączących aparaturę medyczną z pracami budowlanymi. Sprzęt medyczny, który ma znaleźć się w modernizowanym pomieszczeniu, powinien być szczególnie ważny już podczas projektów wykonawczych. Dosyć często zdarzają się sytuacje, w których na etapie prac budowlanych szpital orientuje się, że w danym miejscu ma stać określone urządzenie medyczne, które jednak nie posiada w pobliżu żadnego źródła zasilania. Jeszcze gorszą sytuacją może być ta, w której aparatura jest dostarczona w określone miejsce, jednak nie mieści się w nim gabarytowo. Takich problemów można uniknąć, poświęcając jak najwięcej czasu i uwagi dokumentacji projektowej, która powinna zawierać konkretne modele danych urządzeń medycznych, ich lokalizację w pomieszczeniu, a także ich potrzeby – np. dostęp do gazów medycznych czy odpowiedniego zasilania. 

Podczas prac projektowych warto stworzyć stałą linię komunikacji między projektantem, specjalistą od technologii medycznych, a także pracownikami, którzy będą urządzenia obsługiwać. Innym sposobem wyeliminowania tych słabości może być przeprowadzenie procedury postępowania przetargowego w formule „zaprojektuj, wybuduj, wyposaż” – w tym wypadku przerzucamy gros odpowiedzialności za pozytywny przebieg inwestycji na potencjalnego wykonawcę. Ten rodzaj inwestycji wymaga niemal idealnego Programu Funkcjonalno-Użytkowego oraz przygotowanego w najdrobniejszych szczegółach planu przebiegu inwestycji. Jego przygotowanie oraz prawidłowa realizacja leżą jednak w całości po stronie wykonawcy, a nie szpitala. Aby inwestycja została zrealizowana prawidłowo, optyka szpitala skupia się przede wszystkim na wyżej wymienionych elementach.

W konsekwencji, planując inwestycję, należy zwrócić uwagę na korelację czasu i zakresu projektowego inwestycji, a następnie dostosować te czynniki do aktualnej bądź przewidywanej sytuacji inwestora. Może to dotyczyć np. uwzględnienia sezonowości wykonywania świadczeń, harmonogramów realizacji innych inwestycji, dostępności źródeł finansowania.