E-Zamówienia – nieunikniona przyszłość zamówień publicznych – część druga

Portale i platformy elektroniczne do składania ofert

W celu przygotowania wsparcia technicznego do elektronicznego prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych Urząd Zamówień Publicznych podjął działania związane z budową centralnej Platformy e-Zamówienia, która ma być zintegrowana z działalnością komercyjnych Portali e-Usług. Prace nad budową platformy przedłużyły się jednak znacznie w stosunku do pierwotnych założeń. Z aktualnych danych wynika, że mają zakończyć się w 2021 roku.

Urząd Zamówień Publicznych, przewidując, iż wystąpią trudności związane z pełnym wdrożeniem Platformy e-Zamówienia do dnia 18.10.2018 roku, przygotował we współpracy z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii oraz Ministerstwem Cyfryzacji nieodpłatne rozwiązanie umożliwiające komunikację elektroniczną między Zamawiającym a Wykonawcami, zwane miniPortalem. MiniPortal jest narzędziem, które umożliwia w szczególności elektroniczne składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, w zgodzie z wymogami określonymi przez dyrektywy UE. Stanowi on rozwiązanie ogólnodostępne, uniwersalne i do tego bezpłatne, przydatne zamawiającym, którzy nie posiadają własnych narzędzi informatycznych do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 

Na miniPortalu można znaleźć wszystkie istotne informacje niezbędne do elektronicznego złożenia oferty w danym postępowaniu. Pewną niedogodność stanowi konieczność posiadania przez każdego z użytkowników profilu zaufanego ePUAP, co jest niezbędne do korzystania z pełnej funkcjonalności miniPortalu. W celu zapoznania uczestników rynku zamówień publicznych z miniPortalem i ułatwienia procesu elektronicznego składania ofert, Urząd Zamówień Publicznych udostępnił na swojej stronie internetowej szereg pomocnych filmów instruktażowych. MiniPortal jest narzędziem stosunkowo prostym, które Wykonawca – po zapoznaniu się z instrukcją – jest w stanie obsłużyć bez większej trudności. 

Oprócz bezpłatnego miniPortalu na rynku są również dostępne i użytkowane przez część Zamawiających inne komercyjne narzędzia, umożliwiające komunikację elektroniczną w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, w tym składanie oferty. Platformy z największym udziałem na rynku zamówień publicznych to: eB2B Sp. z o.o., Logintrade S.A., NAR marketing s.r.o., Open Nexus Sp. z o.o., Otwarty Rynek Elektroniczny S.A., PortalPZP Sp. z o.o. Zasady korzystania z danego portalu, na który zdecydował się Zamawiający, powinny zostać przez niego opisane w SIWZ. Zdarza się jednak, iż Zamawiający jedynie odsyłają w tym zakresie bezpośrednio do instrukcji zamieszczonych na stronach danego portalu/platformy. Warto jednak, aby Zamawiający przed odesłaniem do instrukcji uprzednio weryfikowali ich treść i ewentualnie uzupełniali je o niezbędne informacje, ponieważ niejednokrotnie opisy zasad wysyłania ofert są niekompletne, nieprecyzyjne i wprowadzają Wykonawców w błąd. 

Pierwsze doświadczenia – szanse i obawy związane z e-Zamówieniami

Oprócz niewątpliwych i oczywistych zalet płynących z wprowadzenia elektronizacji, zarówno po stronie Wykonawców, jak i zamawiających, pojawia się też szereg mniej lub bardziej uzasadnionych obaw. Nasze dotychczasowe praktyczne doświadczenia, jako Wykonawcy korzystającego z różnych komercyjnych platform zakupowych oraz miniPortalu, wskazują, że przy składaniu ofert należy przede wszystkim uwzględnić takie zagrożenia, jak m.in.: zawieszenie systemów informatycznych, problemy z pobraniem klucza prywatnego na miniPortalu, szwankujące lub zbyt wolne połączenie z Internetem czy konieczność wykonywania skomplikowanych i często długotrwałych działań, często wymagających wiedzy informatycznej. Pojawiają się również utrudnienia związane z koniecznością używania wielu różnych portali czy też platform zakupowych użytkowanych przez Zamawiających, co wiąże się z koniecznością zakładania wielu kont, poznawania różnorodnych, odmiennych zasad i instrukcji, obsługiwania zróżnicowanych systemów niejednokrotnie wymagających biegłości informatycznej.

Z powyższego jednoznacznie wynika, że istnieje konieczność zapewnienia sobie przez Wykonawcę odpowiednio długiego czasu na złożenie elektronicznej oferty. Niezbędne jest również dokładne i jak najszybsze zapoznanie się przez Wykonawcę z instrukcją obsługi platformy, najlepiej już w momencie uzyskania SIWZ, tak aby zyskać czas na ewentualne zadanie pytań Zamawiającemu lub obsłudze portalu. Instrukcje nie zawsze są proste i jednoznaczne, ponadto zdarzają się różnice miedzy treścią instrukcji zawartej przez zamawiającego w SIWZ a treścią instrukcji zamieszczonej na stronie platformy.

Podsumowując, należy liczyć się z tym, że działania mające na celu elektroniczne usprawnienie kwestii związanych z zamówieniami publicznymi będą trwały jeszcze przez dłuższy okres i pomimo wielu pozytywnych stron elektronizacji, związane z nią problemy będą dotykać obu stron procesu udzielania zamówień publicznych jeszcze przez jakiś czas.

Mimo powyższego proces elektronizacji zamówień publicznych stanowi niewątpliwie kompleksowe narzędzie wspierające procedurę udzielania zamówień publicznych w zgodzie z wytycznymi stojącymi u podstaw nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych, dokonanej w 2016 roku. Należy uznać, iż zgodnie z założeniami będzie on przyczyniał się do zwiększania efektywności dokonywanych zamówień oraz wzmocnienia i poszerzania kompetencji zakupowych zamawiających. Ponadto rozwój elektronizacji generuje znaczne korzyści dla środowiska zarówno poprzez zmniejszenie zużycia papieru, ograniczenie konieczności transportu, jak również zmniejszenie kosztów prowadzenia archiwum i związanego z tym zużycia energii. Dodatkowymi korzyściami, szczególnie pożądanymi przez wykonawców, są ułatwienia związane ze składaniem oferty oraz usprawnienia kontaktu wykonawcy z zamawiającym, co pozwala wymiernie zaoszczędzić czas.

Autor: Dominika Perkowska, menadżer, Dział Zamówień Publicznych

Absolwentka kierunku prawo na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, ukończyła studia podyplomowe z zakresu zamówień publicznych. Praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie zamówień publicznych, autorka artykułów i porad branżowych w wydawnictwach C.H. Beck oraz Wiedza i Praktyka, pracowała zarówno jako Zamawiający, jak i Wykonawca.